dans le cadre du DIF

Le Droit Individuel à la Formation (DIF) a pour objectif de permettre à tout salarié de se constituer un crédit d’heures de formation de 20 heures par an, cumulable sur six ans dans la limite de 120 heures.
L’initiative d’utiliser les droits à formation ainsi acquis appartient au salarié, mais la mise en oeuvre du DIF requiert l’accord de l’employeur sur le choix de l’action de formation.
La formation a lieu hors du temps de travail sauf disposition conventionnelle contraire ; elle est prise en charge par l’employeur selon des modalités particulières.
Le DIF étant un droit reconnu au salarié, celui-ci est libre ou non de l’utiliser.
S’il décide de ne pas l’utiliser, il ne peut pas demander de compensation financière à son employeur au titre des heures acquises et non utilisées.

Depuis le 7 mai 2005, les salariés peuvent exercer leur Droit Individuel à la Formation. Ce nouveau droit permet de mettre en oeuvre des actions de promotion ou d'acquisition, d'entretien ou de perfectionnement des connaissances ou des actions de qualification (article L. 900-2 et 900-3 du Code du travail) ou encore de prendre en compte les priorités négociées par les partenaires sociaux (article L. 933-2 du Code du travail).
Ce nouveau droit à la formation, crée par la loi du 4 mai 2004 est opérationnel depuis le 7 mai 2004, à défaut d'accord d'entreprise. Certains accords ayant d'ailleurs anticipé l'entrée en vigueur de ce dispositif permettant une ouverture de droit anticipée sur 2004. Voici la présentation des principaux points prévus par la loi :

Désormais, tout salarié en contrat à durée indéterminée justifiant d’au moins une année d’ancienneté dans l’entreprise peut bénéficier chaque année d’un droit individuel à la formation égal à 20 heures. Pour les salariés à temps partiel, cette durée est calculée prorata temporis. Un report des droits peut être demandé dans la limite de 6 ans et de 120 heures de formation.

L’employeur doit donner son accord sur l’exercice par le salarié de son droit à formation et sur le choix de la formation. Il dispose d’un mois pour répondre. Son silence vaut acceptation de la formation choisie par le salarié. En cas de désaccord pendant deux années consécutives, l’organisme paritaire agréé dont relève l’entreprise peut prendre en charge l’action de formation au titre du congé individuel de formation si celle-ci correspond à ses critères et priorités.

L’employeur est alors tenu de lui verser l’allocation de formation et les frais de formation. Sauf accord de branche ou d’entreprise ou convention, la formation se déroule en dehors du temps de travail. L’employeur doit alors verser au salarié une allocation de formation égale à 50 % de sa rémunération nette de référence.

Les frais de formation et l’allocation de formation sont à la charge de l’employeur. Ils sont imputables sur sa participation à la formation continue. Les salariés en contrat de travail à durée déterminée ayant une ancienneté d’au moins 4 mois au cours des 12 derniers mois peuvent bénéficier de ce dispositif prorata temporis.

Les salariés en CDI

Le droit individuel à la formation est accordé à tout salarié titulaire d'un contrat à durée indéterminée justifiant d'un an d'ancienneté dans l'entreprise
(Code du Travail article L. 933-1).

Les salariés en CDD

Les salariés en contrat à durée déterminée bénéficient également du DIF au prorata temporis. Le droit est ouvert à condition que le salarié justifie de 4 mois d'ancienneté sous contrat à durée déterminée dans l'entreprise, consécutifs ou non, sur les 12 derniers mois. La question de l'appréciation de l'ancienneté n'est pas explicitement réglée par les dispositions de la loi : la problématique de la condition d'ancienneté d'un an incluant ou non les périodes de suspension du contrat de travail n'est aujourd'hui pas tranchée. Outre ces spécificités applicables aux CDD, les modalités du DIF restent identiques pour l'ensemble des salariés. Précisons que les salariés sous contrat d'apprentissage ou sous contrat de formation en alternance sont exclus de ce dispositif.

Anticipation par accord collectif

Cette date d'ouverture du DIF (Droit Individuel à la Formation) ne vaut que sous réserve d'éventuels accords collectifs ayant anticipé cette date. Par exemple dans le secteur de la métallurgie (accord du 9 juin 1994) la mise en oeuvre du DIF a été anticipée au 1er janvier 2005, même solution pour la grande distribution (accord du 9 juillet 1994) ou encore dans la presse où les droits sont calculés au 31 décembre de chaque année.

Modalité de calcul

Le Droit Individuel à la Formation (DIF) se calcule comme suit :
20 heures par an en CDI temps plein cumulables sur 6 ans
Ce DIF est de 20 heures par an pour un salarié à temps plein.
Ce volume doit être proratisé pour les salariés à temps partiel.
De nombreux accords collectifs comme ceux précités, se réfèrent à une date précise pour calculer les droits des salariés à la formation (31 décembre dans l'accord sur la Grande Distribution).
Les droits acquis peuvent être cumulés, dans une limite absolue de 120 heures sur 6 ans maximum.
Néanmoins pour les salariés à temps partiel peu importe le nombre d'années pour le cumul.
Ces droits peuvent être revus à la hausse par des accords collectifs.

Obligation d'Information du salarié

Une fois par an, chaque salarié doit être informé par écrit de ses droits acquis au titre du Droit Individuel à la Formation -DIF-(Code du Travail article L. 933-2).
Il peut s'agir d'un document remis au salarié lors de l'actualisation de ses droits à la formation.

Formation relevant de l'initiative du salarié

La mise en oeuvre de l'action de formation relève de l'initiative du salarié(article L. 933-3 du Code du Travail).
La loi ne fixe pas de délai, mais de nombreux accords collectifs exigent le respect d'un délai de préavis.
Le choix de l'action de formation doit être arrêté par écrit.
Si la mise en oeuvre dépend du salarié, en pratique, l'accord de l'employeur est indispensable.

Accord de l'employeur

L'employeur dispose d'un mois pour notifier sa réponse à la demande de Droit Individuel à la Formation (DIF) formulée par le salarié.
L'absence de réponse dans le délai d'un mois valant acceptation de la demande.

Action de formation hors temps de travail

Les actions de formation entrant dans le cadre du DIF se déroulent en principe hors temps de travail et l'employeur doit verser une allocation de formation (Code du Travail L. 933-4).
Cette allocation de formation est égale à 50% de la rémunération nette de référence.
Le salaire de référence est calculé en divisant le total des rémunérations nettes versées au salarié sur les 12 derniers mois précédant le début de la formation par le nombre total d'heures rémunérées sur cette même période.

Les frais de formation, de transport ainsi que l'allocation de formation sont à la charge de l'employeur, ce dernier pouvant les imputer sur sa participation au développement de la formation continue .

Des modalités particulières de calcul sont prévues pour les salariés dont la durée de travail est fixée par une convention de forfait en jours.

Le salarié demeure protégé pendant cette période de formation par la législation sociale (accident du travail et maladies professionnelles).

Action de formation pendant le temps de travail

Les heures de formation liées à l'évolution de l'emploi ou l'adaptation au poste de travail réalisées sur le temps de travail ouvrent droit au maintien de la rémunération par l'employeur.

Régime social et fiscal de l'indemnité

L'allocation de formation n'est considérée juridiquement ni comme une rémunération ni comme un revenu de remplacement et se trouve donc exonérée de charges salariales et patronales.

Dépassement de la durée légale ou conventionnelle du travail

Toutefois, sous réserve d'un accord d'entreprise, ou à défaut, d'un accord écrit du salarié, le départ en formation peut conduire le salarié à dépasser la durée légale ou conventionnelle du travail. Les heures correspondant à ce dépassement ne s'imputent pas sur le contingent annuel d'heures supplémentaires, ni sur le volume d'heures complémentaires, ni droit au repos compensateur obligatoire, ni à majoration de salaire dans la limite de 50 heures par an et par salarié. Pour les salariés dont la durée du travail est fixée par une convention de forfait en jours ou en heures sur l'année, les heures correspondant au dépassement ne s'imputent pas sur le forfait, dans la limite de 4% de celui-ci (article L. 932-1 alinéa 2).

Convention ou accord collectif

Une convention ou un accord collectif peut prévoir que les heures consacrées au Droit Individuel à la Formation (DIF) s'exercent en partie ou totalement sur le temps de travail (Code du travail art. L. 933-3).
Dans ce cas, ces heures ouvrent le droit au maintien de la rémunération et sont considérées comme du temps de travail effectif.
Les frais de formation sont financés par l'employeur et imputables sur le plan de formation.(Code du travail article L.933-4).

Désaccord sur le projet de formation

Si le salarié et l'employeur sont en désaccord sur le choix de l'action de formation durant 2 exercices civils consécutifs, le Fongecif (site web du Fongecif) dont relève l'entreprise peut prendre en charge le financement de l'action de formation à condition que cette dernière corresponde aux actions prioritaires définies par cet organisme.

Départ de l'entreprise

En cas de licenciement, sauf faute lourde le salarié peut utiliser son Droit Individuel à la Formation (DIF) , aussi bien pendant la période de préavis qu'après la cessation du contrat de travail,en demandant à bénéficier d'un bilan de compétences, d'une action de validation des acquis de l'expérience (VAE) ou de formation.
Dans ce cas, l'employeur verse, au salarié, le montant de l'allocation formation correspondant aux heures acquises au titre du DIF et non encore utilisées.
Ceci sous réserve de justifier que l'action a bien été réalisée.

Le salarié peut utiliser ces heures de formation, soit pendant la période de chômage s'il est demandeur d'emploi, soit chez un nouvel employeur s'il retrouve un emploi.
Dans ce dernier cas il doit en faire la demande au cours des 2 années suivant son embauche.

Malgré le terme employé par la loi, le droit Individuel à la Formation (DIF) n'est pas « transférable » lorsque le salarié quitte l'entreprise vers une autre entreprise mais le bénéfice de ce droit est transférable vers l'organisme collecteur notamment pendant la période de préavis (comme indiqué ci-dessus).

Information aux salariés

L'employeur est tenu d'indiquer dans la lettre de notification de licenciement adressée au salarié ses droits en matière de DIF en précisant notamment qu'en cas d'adhésion à une convention de reclassement personnalisé le salarié a droit au double des droits à la formation dont il dispose.

Par ailleurs, un décret doit fixer les conditions dans lesquelles l'employeur doit indiquer les droits acquis par le salarié au titre du Droit Individuel à la Formation(DIF) ainsi que l'OPCA dont relève l'entreprise sur le certificat de travail qui lui est remis à l'expiration de son contrat.

Démission

Le salarié peut demander à bénéficier de son DIF en cas de démission sous réserve de le demander avant la fin de son préavis.

Départ en retraite

Les droits acquis au titre du Droit Individuel à la Formation (DIF) sont perdus en cas de départ à la retraite.

Explication et utilisation du droit individuel à la formation

Le droit individuel à la formation (DIF) a pour objectif de permettre à tout salarié de se constituer un crédit d’heures de formation de 20 heures par an, cumulable sur six ans dans la limite de 120 heures. L’initiative d’utiliser les droits à formation ainsi acquis appartient au salarié, mais la mise en oeuvre du DIF requiert l’accord de l’employeur sur le choix de l’action de formation. La formation a lieu hors du temps de travail sauf disposition conventionnelle contraire, elle est prise en charge par l’employeur selon des modalités particulières. Le DIF étant un droit reconnu au salarié, celui-ci est libre ou non de l’utiliser. S’il décide de ne pas l’utiliser, il ne peut pas demander de compensation financière à son employeur au titre des heures acquises et non utilisées.

Qui peut bénéficier du DIF ?

Peuvent bénéficier du DIF : Les salariés en contrat de travail à durée indéterminée ayant au moins un an d’ancienneté dans l’entreprise. Ce droit leur est ouvert qu’ils soient employés à temps complet ou à temps partiel. Dans ce dernier cas toutefois, la durée des droits acquis au titre du DIF est calculée au prorata de leur durée de travail. Les salariés en contrat à durée déterminée (voir ci-dessous « Dispositions spécifiques aux salariés en CDD »). Sont en revanche exclus du DIF, les apprentis ainsi que les salariés en contrat de professionnalisation.

A combien d’heures de formation ouvre droit le DIF ?

Au titre du DIF, les salariés en contrat à durée indéterminée (CDI) travaillant à temps complet ont droit, sauf dispositions conventionnelles plus favorables, à 20 heures de formation minimum par an. Ceux qui sont employés à temps partiel acquièrent un crédit d’heures calculé au prorata de leur durée de travail. Ainsi, par exemple, un travail à mi-temps ouvrira droit à 10 heures de formation par an.

Comment le DIF est-il mis en oeuvre ?

La mise en oeuvre du DIF relève de l’initiative du salarié, en accord avec son employeur.
La demande du salarié :
* La loi ne précise pas les modalités de la demande.
* En toute logique, elle doit s’effectuer par écrit en indiquant les informations nécessaires à l’employeur pour qu’il se prononce sur cette demande (formation envisagée, durée…).
* Aucun délai n’est prévu par la loi pour formuler la demande, mais le salarié doit s’y prendre suffisamment à l’avance sachant que l’employeur dispose d’un délai d’un mois pour répondre.
* D’ailleurs, des accords collectifs peuvent prévoir des délais pour présenter cette demande.

La réponse de l’employeur :
* L’employeur doit donner son accord sur le choix de l’action de formation.
* Il dispose d’un délai d’un mois pour répondre au salarié qui a sollicité son accord pour exercer son droit au titre du DIF.
* L’absence de réponse dans ce délai vaut acceptation du choix de l’action de formation proposée par le salarié.
Pour éviter toute contestation sur les délais, il semble préférable que la demande du salarié s’effectue par lettre recommandée avec accusé de réception. Face au refus de l’employeur, le salarié ne dispose d’aucun recours sauf celui de réitérer sa demande ultérieurement (il existe toutefois des dispositions particulières en cas de rupture du contrat de travail, voir ci-après). Si le désaccord persiste pendant deux exercices successifs, le salarié peut déposer sa demande dans le cadre du congé individuel de formation (CIF). L’organisme paritaire de gestion du CIF dont relève l’entreprise doit alors examiner en priorité cette demande de prise en charge sous réserve que la formation choisie par le salarié corresponde aux priorités et aux critères fixés par cet organisme. En cas d’acceptation, l’employeur est tenu de verser à cet organisme une somme égale au montant de l’allocation de formation correspondant aux droits acquis par l’intéressé au titre du DIF et aux frais de formation, ceux-ci étant appliqués sur la base forfaitaire applicable aux contrats de professionnalisation. La durée de la formation ainsi réalisée se déduit du contingent d’heures de formation acquis au titre du DIF.

Quelles sont les actions de formation relevant du plan de formation ?

Le plan de formation peut comporter deux types d’actions :
* actions visant à assurer l’adaptation du salarié au poste de travail ou liées à l’évolution ou au maintien dans l’emploi dans l’entreprise ;
* actions ayant pour objet le développement des compétences des salariés.

Quels sont les droits et les devoirs du salarié pendant la formation ?

Être en formation dans le cadre du plan de formation est assimilé à l’exécution normale du contrat de travail :
le salarié doit donc suivre avec assiduité la formation et ne peut s’opposer à la décision éventuelle de l’employeur de le réintégrer à son poste de travail avant la fin de la formation. Durant cette période, le salarié continue à être rémunéré et conserve sa protection sociale habituelle. Si un accident survient au cours de la formation, il s’agira d’un accident du travail. Le coût de la formation reste à la charge de l’entreprise. Les frais de restauration et d’hébergement occasionnés par la formation sont remboursés ou pris en charge directement par l’employeur selon les règles habituellement appliquées dans l’entreprise pour les missions professionnelles.

Le salarié peut-il demander ou refuser de suivre une formation dans le cadre du plan de formation ?

Le salarié peut demander à suivre une formation prévue dans le plan de formation de l’entreprise. La loi n’impose aucune procédure : la demande et la réponse sont formulées librement, selon les usages ou les dispositions conventionnelles qui peuvent exister dans l’entreprise. Si l’employeur accepte, le départ en formation du salarié reste assimilé à l’exécution normale du contrat de travail et ne peut être requalifié en congé individuel de formation. En revanche, un salarié ne peut refuser de suivre une formation dans le cadre du plan de formation : la demande de l’employeur relève de son pouvoir de direction, ne pas s’y soumettre peut être qualifié de faute professionnelle. Il existe cependant des exceptions :
* le bilan de compétences : l’employeur ne peut contraindre un salarié à suivre un bilan de compétences. Le refus de ce dernier ne peut constituer, selon le Code du travail, « ni une faute, ni un motif de licenciement »
* des conditions de départ en formation susceptibles d’être assimilées à une modification du contrat de travail (formation particulièrement longue, très éloignée, demande de départ précipité) ou révélatrice d’une volonté manifeste d’entraver l’exécution du mandat d’un représentant du personnel. Par essence litigieuses, les conséquences de refus du salarié seront tranchées au cas par cas, éventuellement, par le conseil de prud’hommes
* la formation se déroule en tout ou partie en dehors du temps de travail. Le refus du salarié ne peut être considéré ni comme une faute, ni comme un motif de licenciement
* la validation des acquis de l’expérience devant un jury en vue d’obtenir tout ou partie d’un diplôme ou d’un titre professionnel. L’employeur ne peut imposer une telle validation : elle suppose le consentement du salarié et son refus ne constitue ni une faute, ni un motif de licenciement (voir « La validation des acquis de l’expérience »).

Que se passe-t-il à l’issue de la formation ?

Le salarié réintègre son poste de travail, ou un poste équivalent à rémunération et qualification égales. L’employeur n’a aucune obligation de reconnaître les compétences acquises au cours de la formation (par un changement de qualification, une augmentation de rémunération…), sauf lorsqu’il s’y est engagé, ou bien encore si le contrat de travail ou la convention collective applicable à l’entreprise prévoit cette reconnaissance (sur le cas particulier des actions de formation ayant pour objet le développement des compétences, voir précisions ci-dessus).

Exemple de lettre-type de demande de DIF

Monsieur XX
XX, rue XX
code postal & ville

Société XX
Adresse
code postal & ville


Fait à XX, le XX mois Année

Objet : Demande de formation, Droit Individuel à la Formation

Madame, Monsieur,

Je me permets, par la présente, de solliciter la prise en charge financière d’une formation et des coûts afférents dans le cadre du droit individuel à la formation.
Je bénéficie en effet actuellement à ce titre d’un montant de 120 heures et souhaite utiliser mon capital d’heures, disponibles au titre du DIF, pour suivre les formations suivantes :
Nom de la formation, d’une durée de XXheures

Durée totale : XX heures
Date : du XX mois Année au XX mois Année ou du XX mois Année au XX mois Année
Auprès du centre de formation : Ellipse formation - situé 8, Cité Joly Paris 11e

Coût pédagogique : XX € HT

L’organisme se tient à votre entière disposition pour vous faire parvenir la convention de stage. Je joins à la présente le programme détaillé de cette formation.

Je vous prie d’agréer, madame, monsieur, l’expression de mes sentiments distingués. Bien cordialement,

Prénom & Nom

Sources :
le site du Droit Social
le site du Ministère du Travail, de la Solidarité et de la Fonction Publique