ACCOMPAGNEMENT À LA CERTIFICATION NATIONALE QUALIOPI

EN QUOI CONSISTE LA MARQUE DE GARANTIE QUALIOPI ?

La loi n°2018-771 du 5 septembre 2018 «pour la liberté de choisir son avenir professionnel » prévoit une obligation de certification, par un organisme tiers, des prestataires réalisant des actions concourant au développement des compétences, sur la base d’un référentiel national qualité, s’ils veulent bénéficier de fonds publics et/ou mutualisés.

Depuis 1^er janvier 2022, la certification Qualité est obligatoire pour tous les centres de formation souhaitant accéder aux fonds publics et mutualisés (CPF, France Travail, OPCO…).
La certification Qualiopi est donc un gage de qualité, qui vous permet de vous assurer que les formations proposées répondent à des critères de qualité précis et qu'elles seront dispensées par des formateurs compétents.

Elle vise à :

• Attester de la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences,
• Permettre une plus grande lisibilité de l’offre de formation auprès des entreprises et des usagers.

Nous vous accompagnons pour la certification Qualiopi

Vous êtes un Organisme de Formation, un Formateur indépendant, un centre de Bilan de Compétences ou encore un centre d’apprentissage ?
Vous avez alors tout intérêt à passer la certification Qualiopi si vous souhaitez prétendre aux fonds de financements publics et/ou mutualisés.
Mais acquérir le précieux sésame s’apparente souvent à un véritable parcours du combattant. En effet, l’exercice implique d’être audité sur de nombreux critères de qualité (parfois difficiles à appréhender) et de fournir des preuves.
C’est pourquoi de plus en plus de professionnels décident de recourir à un accompagnement Qualiopi…
Quels sont les avantages de l’accompagnement à la certification Qualiopi ? À quels tarifs vous attendre ? Comment choisir le bon prestataire ?

Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?

Quel est l’objectif de la certification Qualiopi ?

La certification Qualiopi sert à attester la qualification des organismes de formation, quant aux services fournis. Grâce à elle, ces derniers peuvent alors obtenir des financements de la part des fonds publics et/ou mutualisés.
Avec Qualiopi, vos stagiaires ont la possibilité de mobiliser leur CPF (Compte Personnel de Formation) pour payer leur formation.
Avec Qualiopi, les entreprises avec lesquelles vous travaillez peuvent faire appel à leur OPCO pour financer leurs formations.
Pour prétendre à ces avantages, la certification Qualiopi est devenue obligatoire depuis le 1^er janvier 2022.

Elle concerne :

• les actions de formation,
• l’apprentissage,
• la VAE,
• les Bilans de Compétences.

Sur quoi repose la certification Qualiopi ?

Afin d’obtenir la certification Qualiopi, vous devez répondre à 7 critères de qualité, s’appuyant eux-mêmes sur 32 indicateurs. Le tout est recensé dans le Référentiel National Qualité (RNQ).
Pour chacun des 32 indicateurs, il convient d’apporter des éléments de preuves, dans le cadre d’un audit, à l’organisme indépendant et accrédité qui évaluera ces différents éléments et vous accordera (ou non) la certification.

Quels sont les 7 critères ?

Critère 1 : Communiquer sur l’offre de formation
Ce critère fait l’inventaire de toutes les informations à fournir au public pour présenter une offre de formation. Il s’agit donc de communiquer en toute transparence sur les modalités de votre formation :

• Programmes et contenus,
• Délais pour y accéder, horaires et plannings,
• Niveaux de résultats, etc.

La plupart des organismes de formation remplissent déjà ce critère grâce aux différents supports de communication existants :

• Site Internet,
• Conditions Générales de Vente (CGV),
• Rapports pédagogiques et financiers (destinés à la Dreets -anciennement la Direccte-).

👉 Pour ce critère, on applique les indicateurs 1 à 3.

Critère 2 : Proposer des formations adaptées aux besoins
Un formateur ou un centre de Formation éligible à la certification Qualiopi s’assure de proposer des formations modulables et personnalisées.
Chaque individu a des centres d’intérêt et une vitesse d’apprentissage différents. Le but est de rendre votre offre de formation la plus adaptée possible pour chacun d’eux.

👉 Pour ce critère, on applique les indicateurs 4 à 8.

Critère 3 : Du suivi à chaque étape
Accompagnez et guidez vos bénéficiaires tout au long de leur parcours de formation. Anticipez leurs éventuelles difficultés et agissez en conséquence.
Maintenez informés les bénéficiaires de votre prestation des changements dans votre organisme, il faut qu’ils aient conscience d’être entendus et pris en compte.
Votre objectif ici est d’éviter les abandons en cours de formation. Il peut toujours y en avoir, mais la raison ne doit pas être un manque de soutien de votre part.

👉 Pour ce critère, on applique les indicateurs 9 à 16.

Critère 4 : Offrir des conditions favorables à l’apprentissage
Pour remplir ce critère, vous devez garantir que vous proposez un cadre favorable à la réussite de vos formations :

• Lieu d’accueil adapté,
• Équipe efficace et bien informée,
• Matériel de qualité et en quantité suffisante,
• Ressources pédagogiques.

Soyez sûr.e de pouvoir fournir des éléments de preuve documentaires des moyens mis à disposition et de votre organisation.

👉 Pour ce critère, on applique les indicateurs 17 à 20.

Critère 5 : Former les équipes enseignantes
Vos formateurs ont eux aussi besoin d’être formés pour offrir une prestation de qualité. Cependant, ce ne sont pas les seuls sur lesquels vous comptez. Vous devez être capable de constamment améliorer les compétences et le développement des connaissances de l’ensemble de vos équipes :

• Dirigeants des structures,
• Équipes de support,
• Équipes administratives,
• Équipes pédagogiques.

👉 Pour ce critère, on applique les indicateurs 21 à 22.

Critère 6 : Avoir un comportement professionnel exemplaire
Il s’agit ici de rester à la pointe, tant sur le cadre légal de la formation que sur les évolutions de votre expertise et les innovations pédagogiques et technologiques dans votre secteur. Vous devez être un exemple pour les autres formateurs autour de vous.
Ce critère se centre également sur l’accueil des publics en situation de handicap, le portage salarial ou encore la sous-traitance. Votre organisme doit pouvoir mobiliser des compétences et outils spécifiques pour répondre aux besoins de ce type d’apprenants.

👉 Pour ce critère, on applique les indicateurs 23 à 29.

Critère 7 : Prendre correctement en compte les retours
Recueillez les avis de chaque acteur.trice de votre organisme : personnel pédagogique, équipe de soutien, apprenants, financeurs externes, etc.
Apprenez à les utiliser afin d’améliorer la qualité de vos prestations. La gestion des retours et des réclamations est une action stratégique, qui doit être organisée bien avant que les situations critiques ne se produisent !
En tenant compte des retours de vos bénéficiaires, vous adaptez progressivement votre offre de formation aussi bien en qualité qu’en efficacité. Ce critère introduit une démarche de constante amélioration.

👉 Pour ce critère, on applique les indicateurs 30 à 32.

Qu’en est-il des indicateurs de résultats ?
C’est au travers de ces indicateurs que le certificateur vérifie votre conformité avec l’ensemble des critères. Selon votre activité, vous n’êtes pas forcément concerné.e par l’ensemble des indicateurs. On peut en distinguer 4 types principaux :

• Action de formation,
• Bilan de compétences,
• Validation d’Acquis d’Expérience (VAE),
• Action de formation par Apprentissage.

Pourquoi opter pour un accompagnement Qualiopi ?

Il n’est pas obligatoire de vous faire accompagner pour décrocher la certification Qualiopi.
Toutefois, cette démarche reste fortement recommandée, pour plusieurs raisons.

Gagner du temps

Avant Qualiopi, on avait Datadock.
Il s’agissait également d’une certification, mais déclarative. Autrement dit, il suffisait de répondre à un certain nombre de questions et de transmettre des documents en ligne. Cette formalité pouvait alors s’étendre sur plusieurs semaines.
Avec Qualiopi, l’audit se déroule sur une ou plusieurs journées (suivant la taille de votre OF et le nombre de succursales). De ce fait, la démarche nécessite une préparation rigoureuse en amont, mobilisant parfois de nombreuses heures par semaine pendant plusieurs mois.
L’accompagnement vous fait gagner un temps précieux, vous aide à vous organiser et à prioriser vos actions.

Mettre toutes les chances de votre côté

Le passage à Qualiopi, c’est aussi :

• L’augmentation du nombre d’indicateurs et de critères de Qualité, passés respectivement de 6 à 7 et de 21 à 32,
• Et l’exercice de l’audit donc, avec lequel de nombreux centres de formation ou formateurs ne sont pas familiers.

En vous préparant correctement auprès de professionnels, vous avez moins de chances de vous tromper. Tous les éléments de non-conformité sont relevés avant le Jour J, afin de réagir rapidement en conséquence.
En parallèle, on compte de nombreuses subtilités dans la législation, pas toujours faciles à comprendre. Grâce à l’accompagnement Qualiopi, vous maîtriserez mieux l’ensemble des critères, même les plus techniques comme ceux relatifs au handicap.

Les tarifs de l’accompagnement Qualiopi

Naturellement, un tel service a un coût.
Le tarif de votre accompagnement Qualiopi dépend bien évidemment de toutes les modalités et options choisies, de l’expertise de l’accompagnateur ou encore de la taille de votre organisme de formation.
De plus, on note différents types de prestations.

1 — La formation à la préparation Qualiopi

Il ne s’agit pas d’un accompagnement en lui-même, mais bien d’une formation. Elle vous donne alors une solide base de connaissances, pour comprendre exactement ce qu’on attend de vous.
Il ne vous restera plus qu’à vous préparer seul à l’audit en mettant en pratique l’enseignement reçu.
Bien entendu, les tarifs varient le nombre d’heures effectuées.

2 — L’accompagnement sur-mesure

Dans cette configuration, vous bénéficiez d’un accompagnement de bout en bout, avec généralement un.e consultant.e dédié.e qui vous suit tout au long de votre parcours, et ce pendant plusieurs semaines/mois.
Côté tarifs, les prix découlent toujours de la durée de cet accompagnement : suivant le nombre de critères à valider (par exemple si vous êtes à la fois un Organisme de Formation et un centre de Bilan de Compétences).

3 — Les autres types de prestation

Enfin, il est possible de souscrire à des prestations à part, notamment :

• Le diagnostic, intervenant avant votre préparation. Il a pour objectif de faire le bilan de votre situation et de connaître le chemin qu’il vous reste à parcourir,
• L’audit blanc, pour mieux vous préparer à l’exercice de l’audit avant le Jour J.

Ces services sont souvent compris dans l’accompagnement sur-mesure.

💡 À savoir : l’audit Qualiopi en lui-même a un prix, fixé par les organismes certificateurs. À prendre en compte dans vos calculs.

En règle générale, ce tarif est calculé en amont, à la journée, tarif auquel il convient parfois d’ajouter les demi-journées éventuelles. Viennent ensuite des frais liés à l’audit de surveillance (entre le 14^e et le 22^e mois après le premier audit) et à l’audit de renouvellement (tous les 3 ans).

Comment mettre en place la démarche qualité Qualiopi avec un prestataire ?

Pour rappel, obtenir Qualiopi implique :

• D’effectuer une demande auprès d’un organisme formateur agréé, De vous préparer consciencieusement,
• De passer l’audit.

Un accompagnement complet à la certification Qualiopi se déroule alors de la manière suivante :

• Le prestataire réalise le diagnostic de votre société. Il sert notamment à déterminer le nombre d’indicateurs vous concernant. Par exemple, un organisme de formation doit valider entre 22 et 28 indicateurs en fonction des cas, un CFA 32.
• Votre consultant vous épaule ensuite dans l’élaboration d’un plan d’action, de manière à répondre aux attentes et à fournir les éléments de preuve demandés. Le tout en accord avec les résultats de votre diagnostic.
• Le prestataire vous aide également à choisir votre organisme certificateur (en vous proposant le plus adapté à votre situation) puis à gérer votre inscription.
• Avant le Jour J, votre référent peut vous faire passer le fameux audit blanc afin de valider (ou pas) votre préparation.

Quel prestataire Qualiopi choisir ?

Il existe une multitude de prestataires pour vous accompagner sur Qualiopi. Pour choisir le bon, observez différents critères :

• Sa légitimité : Connaît-il parfaitement l’univers de la formation, toutes ses subtilités ?
• La méthodologie déployée et le nombre de services proposés : Comme on l’a vu, certains proposent un accompagnement vraiment complet, incluant le diagnostic et l’audit blanc.
• Sa disponibilité : Se situe-t-il proche de chez vous ? Peut-il prendre en charge rapidement votre dossier ?
• Les tarifs et les modalités de règlement : N’hésitez pas à comparer les offres !

💡 À savoir : un organisme certificateur n’a pas le droit de vous assister dans votre préparation. En revanche, il peut vous faire passer les audits blancs.


Pour en savoir plus, cliquez ICI.


ELLIPSE FORMATION est certifié QUALIOPI, au titre des Actions de Formation et des Bilans de Compétences, depuis 2020. Notre certificat est consultable ICI.